Paperisota

Kaikki aina sanovat, että vaihtoon valmistautumisessa kuluu noin vuosi ennen varsinaista lähtöä. Omalla kohdallani aikaa todellakin kului lähemmäs vuosi (rahamäärää en uskalla edes ajatella...).

Hakeminen

Oman yliopistoni Itä-Suomen yliopiston hakuprosessi on kohtuullisen helppo. Eniten päänvaivaa aiheuttaa motivaatiokirje - itselläni se oli edellisestä vuodesta jo valmiina, vaikka kaipasikin muokkausta. Lomakkeet ovat englanniksi, mutta kohtuullisen yksinkertaiset täyttää. 

Japanilaisen yliopiston hakupaperit olivatkin sitten astetta vaativammat täyttää. Uuden motivaatiokirjeen (myönnän, että käytin osittain samaa kuin omaan yliopistooni lähettämä) lisäksi vaatimuksena oli kaksi suosituskirjettä, virallisia papereita, opintosuunnitelmaa, monisivuiset hakemuspaperit, todistus englannin kielitaidosta ja valokuvia. Aiemmin Chiban yliopistoon meiltä hakeneet eivät ole tarvinneet japaninopettajan suositusta, mutta tänä vuonna tilanne oli toinen, vaatien minulta monta ylimääräistä puhelinsoittoa, pari stressintäyteistä vuorokautta ja yhden extempore-matkan Joensuuhun. 

Toisaalta tänä vuonna en olisi tarvinnut TOEFL-testin tulosta. Harmi kyllä olin jo ehtinyt sen hankkia, mikä olikin oma seikkailunsa. Varasin testiaikani harmillisen myöhään, joten Suomen kaikki ajat oli jo menneet. Päädyin matkustamaan Tallinnaan tekemään testin. Pari viikkoa ennen testiaikaani sain kansainvälisten asioiden koordinaattorilta sähköpostia, jossa kerrottiin, että tänä vuonna vaatimuksena ei olekaan enää virallista testiä, vaan englanninopettajan kirjoittama lausunto riittää. TOEFL-testi maksaa yli 200 euroa, eikä sen peruuttaminen ole ilmaista, joten päädyin kuitenkin sen tekemään. Onpahan nyt testattu, että englannintaitoni on loistava! : ) 

Lopulta halupaperit liitteineen olivat monen mutkan kautta Chibassa, ja monen kuukauden odotus alkoi.

Hyväksyntä

Lopullinen hyväksyntä Chiban yliopistosta saapui myöhässä. Koska omassa yliopistossani oli koordinaattori vaihtunut tässä välissä, ei Chibasta tullut informaatio päätynyt minulle asti. Lisäksi Posti hukkasi hyväksymiskirjeeni Kuopion lajittelukeskukseen. Kaiken tämän seurauksena sain seuraavan hakemukseni Japaniin myöhässä Chiban ilmoittamasta deadlinesta...

Certificate of Eligibility

Kyseinen myöhässä ollut hakemus oli hakemus Certificate of Eligibilityä (CoE) varten. Tätä todistusta tarvitaan lopullisen viisumin hakemiseen. Chiban yliopistosta tuli minulle esitäytetty lomake, joten täyttäminen oli sinänsä yksinkertaista, mutta huolellisuutta vaativaa. Liitteitä tarvittiin jälleen kiitettävä määrä, pankkitilin sisällöstä passikuviin... Arvioitu käsittelyaika on 1-3 kuukautta, mutta onneksi omani saapui jo heinäkuussa, eli noin kuukauden käsittelyajan jälkeen. Suuri helpotus!

Viisumi

Kun CoE on saapunut, voi mennä Helsinkiin suurlähetystöön hakemaan lopullista viisumia. Itse hain omani vasta elokuun lopulla. Hakemuksista tämä oli luultavasti helpoin täyttää, sillä tarvittavat liitteet oli jo kasassa, eikä lomakkeen kysymyksetkään aiheuttaneet lopulta kovin paljoa päänvaivaa. Ongelmakodatkin selvisivät yhdellä sähköpostilla Chiban koordinaattorille (joka on muuten vastannut lukuisiin sähköposteihini aina nopeasti ja hyvin!).